Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассы

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассы
Кассовые чеки. Фото tengrinews.kz

Когда дело касается налогов и уменьшения их выплаты, в дело вступает множество нюансов. В особенности это касается деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Согласно НК, плательщики государственной санкции имеют право на уменьшение полученных доходов на сумму произведенных расходов, которые необходимо подтверждать соответствующими документами.

Распоряжение Минфина о кассовых чеках

Разговор идет о Нормативном акте, а именно о Письме Министерства от 30 апреля текущего года, под номером 03-03-06/1/32212. Что именно прописано в документе. А то, что подтверждение расходов только кассовыми чеками стало не возможным.

Что нельзя говорить сотовому оператору? Узнаете по ссылке.

  • Проблема не в том, что чеки вдруг перестали подтверждать сделанные затраты, а в том, что они не относятся к документации, которая бы объясняла экономическую целесообразность произведенных затрат.
  • Что можно использовать вместо кассового чека? Смотрите видео:

Другими словами, теперь необходимо не только подтвердить факт произведенных расходов, но и доказать их обоснованность. Один только чек этого сделать уже не может.

  1. Соответственно, предпринимателям потребуется предоставлять другие документы, оформленные в соответствии с требованиями делового документооборота, которые могут подтвердить произведенные затраты.
  2. В том числе могут быть затребованы таможенные декларации, приказ о направлении работника в командировку, документы, выдаваемые на проезд и так далее.
  3. Подобные действия не могут подтверждаться первичной документацией, к которой и принято относить кассовый чек.

Какие льготы считаются региональными? Подробнее тут.

Стоит отметить, что ранее Министерство финансов допускало использование в качестве подтверждения кассового чека, при условии, если он содержал все необходимые реквизиты, которые могли бы подтвердить хозяйственную деятельность организации.

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассыКассовые чеки больше не обосновывают расходы. Фото akipress.org

Содержание документа

Данный пункт, также представлен в Письме Министерства финансов.

Среди основных требований выделяются следующие:

  • Данные об экономическом субъекте, составившим документ;
  • Информация о факте хозяйственной жизни и величина измерения;
  • Сведения о лице, которое совершило сделку;
  • Данные лица, ответственного за произведенное событие;
  • Основные реквизиты;
  • Подписи, печати.

Как подделывать кассовые чеки? Ответ в видео:

Соответственно, даже если чек содержит всю указанную информацию, она в любом случае не может быть признана, как обоснование целесообразности произведенных затрат. В качестве альтернативы можно использовать авансовый отчет.

На какой стадии находится закон

Распоряжения, закрепленные в Письме Министерства финансов, уже вступили в законную силу и начали действовать с середины второго квартала. Именно поэтому главным бухгалтерам предприятий и организаций, стоит обратить внимание на данный документ.

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассыМинфин о кассовых чеках. Фото rbk.ru

В любом случае, стоит учитывать прописанные в Письме положения в работе и быть внимательным при подаче сведений в Федеральную Налоговою службу. 

Действителен ли товарный чек без кассового документа?

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассы Максим Иванов Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года

В сфере купли-продажи практикуется оформление товарных и кассовых чеков. Эти документы служат для подтверждения факта приобретения и отпуска товара, уплаченной суммы, сведений о продавце.

Так как товарный чек часто выдается без кассового, возникает вопрос, действителен ли сам по себе. В этой статье разберем, действителен ли кассовый чек без товарного чека, и кто может применять его при реализации товаров.

Какую информацию содержит в себе товарный чек?

Законом не установлено унифицированной формы товарного чека, поэтому при заполнении бланка нужно придерживаться правил, предусмотренных для первичных документов. В частности, в содержании документа указываются следующие реквизиты:

  • название расчетного бланка – товарный чек;
  • номер документа. Каждый чек обязательно должен иметь индивидуальный порядковый номер. Это требуется для составления авансового отчета;
  • дата выдачи. Указывается день расчетов за товар/услугу/работу. Месяц желательно писать словом, а не цифрами;
  • реквизиты продавца: полное наименование, ИНН, юридический и фактический адреса, контактные данные;
  • количество и перечень реализованных товаров или оказанных услуг/работ;
  • цена каждой проданной единицы и общая стоимость совершенной операции;
  • сведения о лице, которое выписало чек (должность).

В чеке необходимо указать реквизиты, обязательные для первичных документов.

Кассовый чек рассматривается как бухгалтерский документ, оформленный на бумажном носителе или в электронной форме. Он выдается для подтверждения факта проведения расчетов между продавцом и покупателем. Бланк содержит информацию по совершенным операциям, что необходимо для учета поступлений денежных средств.

Обратите внимание!

Кассовый чек подтверждает затраты на оплату товаров/работ/услуг, произведенные за наличный расчет.

По закону обязательными реквизитами этого документа являются:

  • сведения о продавце (название, ИНН) и применяемой им системе налогообложения;
  • номер аппарата, выдавшего документ, и номер самого чека;
  • дата и время совершения операции;
  • итоговая сумма.

Разрешается указывать в бланке дополнительные сведения, к примеру, ФИО кассира, сумму НДС и др.

Отсутствие любого из обязательных пунктов влечет за собой признание документа недействительным. Кроме того, ответственность наступает за каждый факт невыдачи кассового чека, если такая обязанность предусмотрена для продавца.

В чем разница между товарным и кассовым чеком?

Несмотря на то что оба эти бланка имеют схожие названия и используются при реализации товаров в розницу, у них имеется ряд серьезных различий.

Кассовый чек Товарный чек
Полностью создается на специальном кассовом аппарате или формируется специальным программным приложением Заполняется от руки
Обязательно указываются точное время совершения операции и номер кассового аппарата Таких данных не содержит
Является фискальным документом, то есть по нему госорганы могут отслеживать правильность учета и расчета налогов Не является фискальным документом
Выдается только в случае наличного расчета за товары/работы/услуги Может оформляться как при наличном, так и при безналичном расчете

Разберем, может ли выдаваться кассовый чек без товарного, и наоборот, а также рассмотрим правила учета этих документов в бухгалтерии.

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассы

Законна ли выдача товарного чека без кассового?

Оформлять товарный чек можно без кассового, если индивидуальный предприниматель работает под режимом ЕНВД, и освобожден законом от обязанности использования фискальных аппаратов (кассы) в процессе осуществления расчетов. В этом случае товарный чек приравнивается к кассовому, а важность указанных в нем сведений автоматически повышается, ведь фактически он становится единственным документом, подтверждающим факт совершения покупки у ИП.

К таким чекам предъявляются повышенные требования — они должны строго соответствовать условиям составления бланков строгой отчетности.

Правила оформления товарного чека при отсутствии кассы

Товарный чек без кассового чека действителен только при отсутствии обязанности вести расчета через фискальные аппараты. Такая возможность с каждым годом существенно ограничивается, а с 2019 года практически все ИП и ООО будут обязаны установить фискальный аппарата или онлайн-кассу.

Кассовый чек без товарного в 2020 году может выдаваться без ограничений, так как такая форма подтверждения расчетов носит приоритетный характер.

Для этого фискальный аппарат или онлайн-касса должны пройти проверку в уполномоченных органах и содержать модуль для предоставления доступа сотрудникам ФНС.

Если вы работаете без кассы, оформление таких бланков должно соответствовать следующим правилам:

  • наличие обязательных реквизитов;
  • реклама на обратной стороне документа не должна перекрывать официальную информацию;
  • каждый товар/работа/услуга прописывается отдельной строкой с расшифровкой;
  • суммы сначала указываются по каждому пункту документа обособленно, после чего общая стоимость покупки пишется в отдельной графе (цифрами и прописью);
  • все пустые строки нужно зачеркнуть, чтобы обезопасить себя от возможных мошеннических действий;
  • бланк оформляется в двух экземплярах — по одному для покупателя и продавца. В случае возникновения конфликтных ситуаций это позволит продавцу предъявить неопровержимые доказательства о проведении взаимозачета.

Товарный чек необходимо оформлять строго по установленным правилам, иначе он может быть признан недействительным.

Нередко происходят ситуации, когда требуемая информация не вмещается на один бланк. В таком случае можно распределить все позиции по нескольким с разными номерами либо прописать каждую реализованную единицу на отдельном бланке, указывая при этом, что каждый следующий документ является продолжением предыдущего.

Обратите внимание!

При необходимости выполнения любой из этих операций следует заранее оповестить об этом покупателя.

Ввиду того что товарный чек от ИП без кассового чека является фактическим подтверждением взаиморасчета, произведенного между производителем и потребителем, необходимости ставить на него штампы типа «Получено» или «Оплачено» нет. Однако, если вы сделали такой оттиск на документе, это не будет нарушением, и бланк не потеряет своей юридической силы.

Можно принимать товарный чек без кассового документа, если для ИП или ООО предусмотрена обязанность вести расчета через фискальные аппараты? Если по закону продавец обязан использовать кассу при проведении расчетов, но не исполняет данные требования, покупатель не несет за это ответственности. Следовательно, государственные органы не имеют права не принять в качестве подтверждающего покупку акта товарный чек.

Учет товарного чека без кассового будет проходить по общим правилам ПБУ, если продавец работает по схеме ЕНВД и не должен использовать фискальный аппарат. Такие факты будут проверяться налоговыми органами при сдаче отчетности и могут повлечь существенные штрафные санкции. Поэтому, если вам выдали товарный чек без кассового, нужно убедиться, что продавец имел на это право.

Читайте также:  Лист м в форме р13001 заполняется кем, если подает физ.лицо по доверенности?

Нужно ли ставить печать на товарном чеке?

Печать не является обязательным реквизитом бланка. Ее отсутствие не будет основанием для признания документа недействительным. Однако во избежание недоразумений с клиентами мы рекомендуем все же ставить «мокрую» печать.

Резюме

Товарный и кассовый чек — две разные вещи. Первый может заменить второй для ИП, находящемся на ЕНВД. Однако это возможно только в случае, если товарный чек соответствует требованиям к бланкам строгой отчетности.

В отличие от обычных бланков, товарный чек для ИП без кассового аппарата подлежит обязательному учету для последующих проверок со стороны ИФНС.

Список реквизитов, требуемых для этих бланков шире, а способы их изготовления уточняются законодателем.

Если у вас остались вопросы относительно товарных и кассовых чеков, решить их помогут юристы портала Правовед.RU. Связаться с ними можно по телефону или через форму обратной связи на нашем сайте.

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассы Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Фнс рассказала о тонкостях применения 54-фз в настоящем и будущем

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассы Как изменится закон 54-ФЗ в ближайшее время? Как правильно оформлять чеки коррекции? Нужно ли применять онлайн-кассу, если оплата приходит через «Яндекс-Деньги»? На эти и другие вопросы пользователей «1С» ответил начальник Управления оперативного контроля ФНС Андрей Бударин.

Андрей Владимирович, давайте напомним, кто должен перейти на использование онлайн-касс в 2018 году, а у кого есть отсрочка до 2019-го.

До 1 июля 2019 года освобождены от обязательного использования ККТ:

  • юрлица и ИП при выполнении работ, оказании услуг (кроме услуг общественного общепита).
  • ИП без наемных сотрудников при реализации товаров и оказании услуг.

В продолжение «ликбеза» — а кто имеет право на налоговые вычеты?

ИП на ЕНВД и патенте, которые ранее не имели обязанности применять ККТ, могут снизить сумму подлежащего уплате налога на величину расходов, связанных с внедрением ККТ. Лимит вычета – 18 000 рублей на одну кассу, количество касс не ограничено.

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассы Сейчас готовятся поправки в закон 54-ФЗ. Расскажите, пожалуйста, об их сути

Законопроект уже внесен в Госдуму, ожидается, что будет принят в весеннюю сессию. В числе поправок, например, освобождение вендинга от печати чека и возможность установки одной ККТ на несколько торговых автоматов.

За повторное неприменение онлайн-кассы на сумму более 1 млн рублей вводится альтернативная санкция – значительный штраф (сейчас, как известно, предусматривается только приостановление деятельности).

Будет установлена обязанность применять кассу при всех видах оплат, в т.ч. когда деньги поступают на расчетный счет через операциониста банка.

Предусмотрена прямая ответственность за отражение на кассе фиктивных операций. То есть касса все больше становится не просто средством фиксации выручки, а средством расчета налогооблагаемой базы. А иногда и единственным инструментом для ее определения.

Также поправками предусмотрено изменение сути чека коррекции. Сейчас это сверхпростой документ (сумма корректируется в плюс или в минус). Новый чек коррекции будет более сложным и не менее информативным, чем обычный. Он станет отвечать на все вопросы: что, где, когда произошло не так, и как должно быть «так».

Наконец, вводится дополнительная ответственность производителей ККТ за поставку некачественной продукции.

Если у ИП нет ККТ, то как подтвердить расходы? | Контур.НДС+

Минфин рассказал, как подтверждать расходы, если контрагент работает без кассы

Порой у предприятий при совершении расчётов с индивидуальными предпринимателями могут возникнуть проблемы, если последний при осуществлении своей деятельности не применят ККТ. Как отразить подобные расходы при расчёте налога на прибыль рассказало Министерство финансов РФ в своём письме от 7 августа 2020 года № 03-03-06/1/69359.

Ип и ккт

В соответствии с Федеральным законом от 6 июня 2019 года № 129-ФЗ индивидуальные предприниматели вправе не применять ККТ вплоть до 1 июля 2021 году, если они самостоятельно выполняют работу по договору без наёмных рабочих или реализуют продукцию собственного производства.

Перепродажа товаров происходит исключительно с применением контрольно-кассовой техники. ИП теряет право на осуществление деятельности без онлайн-касс, как только заключит трудовой договор с работником. Приобретение ККТ и постановка на учёт должны состояться в течение 30 дней с момента заключения такого договора.

В соответствии с законом от 22 мая 2003 года ИП обязан применять ККТ при продаже маркированной продукции, поскольку только в этом случае происходит сбор сведений о коде маркировке, уведомлений о продаже и осуществляется проверка подлинности кодов.

Ип без ккт

В рассматриваемой ситуации предприятие может принять к учёту расходы, понесённые на оплату услуг ИП без применения ККТ только в том случае, если в штате индивидуального предпринимателя отсутствовали прочие сотрудники кроме него самого.

В соответствии с законом 129-ФЗ ИП имеет полное не применять ККТ при ведении своей хозяйственной деятельности, если у него нет сотрудников или имеет место реализация исключительно собственной продукции.

Одновременно с этим в законодательстве отсутствует норма о прочих документах, подтверждающих факт сделки. Следовательно, при оформлении подобных документов нужно руководствоваться положениями ст.

252 НК РФ, где отражены общие требования к формированию первичной документации. В данном случае подтверждением сделки может считаться отчёт о проделанной работе в рамках условий заключённого договора.

Для целей налогообложения при определении налоговой базы по налогу на прибыль к учёту будут приниматься грамотно оформленные документы, которые подтверждают обоснованность указанных расходов.

Расходы по профилактике COVID-19 должны соответствовать числу работников предприятия

Как подтвердить расходы без кассового чека

По общему правилу, для подтверждения расходов, необходимы документы, подтверждающие факт их оплаты.

Такими документами являются: квитанция к приходному кассовому ордеру, товарный чек, иной документ, содержащий сведения о приобретенных материальных ценностях, оказанных услугах или выполненных работах, с обязательным приложением кассового чека. Однако существуют исключения из этого правила.

Подтвердить оплату без кассового чека можно в том случае, если товар приобретался у организации или индивидуального предпринимателя на ЕНВД

Так, согласно пункту 2.1 статьи 2 Закона №54-ФЗ, плательщики единого налога на вмененный доход, могут не применять кассовую технику при наличных расчетах.

Вместо кассового чека, плательщики вмененного налога, выдают по требованию покупателя документ, который и будет являться подтверждением оплаты. Таким документом могут являться: товарный чек, квитанция, иной документ, содержащий сведения об оплате.

Документ, выдаваемый в подтверждение оплаты, должен содержать следующие сведения:

  • Наименование;
  • Номер и дату выдачи;
  • Наименование организации или предпринимателя;
  • ИНН поставщика;
  • Количество и наименование материальных ценностей, либо услуг;
  • Сумму полученных в качестве оплаты наличных денег или сумму, внесенную платежной картой;
  • Сведения о должностном лице, выдавшем документ: должность, ФИО, личная подпись.

Таким образом, если работник, отчитываясь по полученным подотчетным средствам, к авансовому отчету приложил документы без кассового чека, компания может учесть расходы, если товар приобретался у предпринимателя или организации на ЕНВД.

При этом, подтверждающие оплату документы должны быть оформлены в надлежащем порядке и содержать все необходимые сведения.

Минфин в своих письмах неоднократно указывал, что подтверждающим оплату документом может являться товарный чек, если содержит все указанные в Законе 54-ФЗ, сведения ( письма Минфина №03-03-06/4/2 от 19 января 2010 года, №03-01-15/10-499 от 11 ноября 2009 года и др.).

Кроме того, Управление ФНС по Краснодарскому краю в письме №12-2-12/0510 от 04 марта 2010 года разъясняет, что товарный чек является первичным документом, подтверждающим фактическую оплату приобретенных по договору купли-продажи товаров. 

Минфин России в письме №03-11-06/2/69 от 18 мая 2012 года дал аналогичные разъяснения касательно применения товарных чеков.

Таким образом, если товары или услуги приобретались у организации или ИП, деятельность которых переведена на ЕНВД, товарного чека, или иного выданного в подтверждение оплаты документа, будет достаточно для принятия приобретенных товаров к учету, и включения в расходы связанных с их приобретением затрат. Разумеется, при условии полного соответствия этих документов вышеуказанным требованиям.

***

Обратите внимание!Приобретая товары у плательщиков ЕНВД, вы не обязаны требовать от продавца предъявления документов, подтверждающих их право на данный спец.режим. Такого требования действующее законодательство не содержит, как и не обязывает плательщиков ЕНВД представлять покупателям документы, подтверждающие применение данной системы налогообложения.

  • Таким образом, для подтверждения расходов по документам, полученным от такого поставщика, без приложенного кассового чека, дополнительно прикладывать документы доказывающие факт применения поставщиком налоговой системы в виде ЕНВД, не требуется.
  • В каких еще случаях можно работать без кассового аппарата, читайте в нашем материале:
  • Бланки строгой отчетности — порядок применения

Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля?

С 1 июля 2018 года большинство компаний обязаны применять онлайн-кассы. Поправки в 54-ФЗ ужесточили требования к подотчетным документам. Стало больше случаев, когда при выдаче подотчетных средств работнику нужно предоставить чеки. Сегодня специалисты «Дельта Финанс» расскажут об основных нюансах, которые должен знать руководитель подотчетного лица.

Надо ли пробивать чек при выдаче подотчетных средств?

При выдаче денег под отчет сотрудника не нужно применять ККТ. Эта операция не подходит под определение расчетов из №54-ФЗ.

Надо ли подотчетнику выбивать чеки при трате наличных?

Не спешите покупать мобильную кассу для подтверждения выдачи подотчетных средств. Налоговые инспекторы апеллируют к письму УФНС по г. Москве № 17-26/2/125945@ от 14 июня 2018 года. Оно говорит, что подотчетник должен выбить чек с признаком «расход» в момент оплаты наличными.

Читайте также:  Может ли быть ликвидатором не учредитель общества?

Однако квалифицированный эксперт в сфере бухгалтерского обслуживания ООО знает, что это необязательное условие. Статья 4.3 54-ФЗ говорит, что ККТ применяет «лицо, которое рассчитывается с покупателем». Таким образом, выбить чек — обязанность продавца. Работнику нужно лишь приложить чек к авансовому отчету.

Как подтвердить расходы на хозяйственные нужды?

Во-первых, объясните всем подотчетникам, что чеки ККТ — это святое. Без них не подтвердить покупку после выдачи подотчетных средств. Причем неважно, какой сущности этот чек: бумажный или электронный. Минфин РФ в своем письме № 03-01-15/24307 от 21 апреля 2017 года разъясняет, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы.

Что делать, если онлайн-чека просто нет?

Хотя наличие чека — святое, отсутствие документа — не всегда нарушение. Например, бухгалтерское обслуживание ИП без работников, торгующих в розницу, не требует наличия ККТ. В таком случае, объясните подотчетному лицу, чтобы тот просил у продавца хотя бы одно подтверждение легальности работы без онлайн-кассы:

  • письмо в произвольной форме со ссылкой на норму,
  • копию заявления о постановке на учет на ЕНВД,
  • копию патента (ПСН).

Если после выдачи подотчетных средств работник принес только товарный чек и квитанцию, отразите покупку в бухгалтерском учете и книге учета. Оприходовать покупку без чека позволяет п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Что делать, если онлайн-чек некорректен?

В нашей практике был случай, когда клиент принес некорректный чек от командированного сотрудника — без QR-кода. В таком случае принимать чек опасно. Списать расходы можно только если в остальных бумагах есть все нужные реквизиты и нет других недостатков — об этом говорит определение ВС РФ № 302-КГ16-450 от 9 марта 2016 года.

Есть подозрения, что работник сам напечатал или купил чек? Не тратьте время на экспертизу. Не отражайте расходы в бухучете и требуйте от сотрудника принести остальные бумаги или произвести возврат подотчетных средств.

Аналогичная ситуация, когда в чеке нет ИНН.

Что делать, если работник принес слип без чека?

Предположим, вы перевели подотчетные средства на карту сотрудника. При оплате товара или услуги сотрудник получил товарный чек и слип из терминала. Кассового чека нет — как правило, он остается у кассира, если тот применил онлайн-кассу.

Заранее разъясните сотруднику, чтобы он попросил от продавца отдать бумажный чек или выслать электронный вариант на e-mail. Если «поезд ушел», учитывайте расходы на основании слипа и товарного чека, однако будьте готовы доказать затраты инспектору ФНС.

Выдача подотчетных средств наличными, а оплата — картой

Вы не переводили подотчетные средства на карту, а дали деньги из кассы, но сотрудник все равно расплатился кредиткой. Тут все просто: возьмите у подотчетника слипы — чеки об оплате с карты. Того требует Минфин в письме № 03-03-06/2/19106 от 6 апреля 2015 года.

В большинстве слипов терминалы печатают фамилию и имя владельца карты на латинице. Если использовалась карта коллеги или родственника, примите расходы к учету и попросите вашего работника приложить к авансовому отчету две бумаги:

  1. Пояснительную записку, почему работник не сам оплатил товар.

  2. Расписку владельца карты о том, что подотчетник вернул ему деньги.

Как подтвердить расходы на командировку?

Накладки случаются и при подтверждении командировочных расходов:

  1. Работник потерял посадочный талон на самолет. Запросите у авиакомпании справку о перелете с ФИО сотрудника, маршрутом, № рейса, № посадочного места, ценой билета и датой рейса. Справка платная, около 1000 рублей.

    Однако можно попробовать признать расходы после выдачи подотчетных средств распечаткой электронного билета и приказом о командировке — иногда это помогает (письмо Минфина № 03-03-РЗ-84409 от 18 декабря 2017 года).

  2. Работник ездил на своем авто в другой город и приложил чеки на топливо. Сначала попросите сотрудника составить путевой лист с маршрутом поездки, а затем отразите в бухучете расходы на бензин (пункт 7 ПП РФ №749 от 13 октября 2008 года).

  3. Работник привез из гостиницы только счет. Гостиницы могут не применять онлайн-кассы до 2019 года, если принимают наличку и выписывают бланки строгой отчетности. Поэтому вы можете без опаски отразить расходы на проживание.

Воспользуйтесь услугой бухгалтерского обслуживания ООО от компании «Дельта Финанс», чтобы не беспокоиться о подтверждении выдачи подотчетных средств. Закажите бесплатную консультацию бухгалтера или позвоните по телефону +7 (495) 230-20-11. Наши клиенты не знают проблем с бухучетом — любая ошибка сотрудника застрахована на сумму операции.

Как теперь подтверждать подотчетные расходы

Как теперь подтверждать подотчетные? Расскажем, что изменилось, в нашем материале.

Подотчетные расходы есть почти у каждой организации. И они всегда попадают в круг особого внимания налоговиков. Знаете почему? Потому что к ним некоторым образом причастны лица за пределами бухгалтерии — ваши подотчетники, у которых нет такого трепетного отношения к документам, как у вас. А ваши возможности на них повлиять ограниченны.

Ну принес подотчетник документы с огрехами, заменить или исправить их возможности нет. Разве вы не примете расходы? Примете, конечно. И хорошо, если таких расходов немного и они несущественны. А если наоборот? Организация работы с подотчетниками — вопрос извечный, рекомендаций можно дать много.

Но сейчас сосредоточимся на околоиюльских изменениях.

На самом деле некоторые изменения в подотчете действуют уже сейчас. А с 1 июля к ним добавятся новые. Смотрите, о чем нужно предупредить работников и на что обращать внимание при приеме документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, чтобы не иметь проблем с подотчетными суммами сейчас и в будущем. 

Затраты по электронным билетам

Основной документ, подтверждающий расход подотчетной суммы, называется авансовый отчет. Но только лишь его одного недостаточно. К нему должны прилагаться подтверждающие траты подотчетника чеки, квитанции, счета и т.п.

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки.

Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд.

Благо Минфин это разрешает.

Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты недавно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена.

Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя.

Рассчитывайте только на силу слова.

См. также: «Расходы на электронный билет: нужна ли для подтверждения выписка банка?».

Онлайн-кассы, июль 2018 года. ЧТО ОПЯТЬ?

С 1 июля 2019 года должны заработать новые поправки в закон об онлайн-кассах. Закон уже приняли в третьем чтении. Некоторым ИП продлили отсрочку до 1 июля 2021 года. Есть и другие изменения, которые могут касаться вашего бизнеса. Часть информации из этого материала могла потерять актуальность. Подробный разбор поправок — в новой статье.

  1. Теперь расчеты — это не только оплата товаров и услуг, но еще и займы, и даже выплата денег. Бухгалтеры, вы держитесь там.
  2. С оплатой через подотчетных лиц по-прежнему нет конкретики. Ждем разъяснений от Минфина. Пока все идет к тому, что подотчетные лица должны пробивать чеки, когда покупают что-то для фирмы.
  3. Для вендингового бизнеса ввели особый порядок: чек можно не пробивать и не отправлять. Иногда касса вообще не нужна.
  4. Дополнили список исключений, когда ККТ не используется. Повезло муниципальным парковкам, библиотекам и молочным киоскам.
  5. ИП на патенте освободили от касс, но некоторым все-таки придется их купить.
  6. При оплате через сайт чек можно пробить на следующий день, а не в момент расчета.
  7. Если физлицо платит через операциониста в банке по квитанции, касса не нужна. Но для этого еще нужно понять, что это платеж через банк, а не картой или в приложении.
  8. Для бизнеса на патенте и ЕНВД сохранили отсрочку до 1 июля 2019 года, но на новых условиях.
  9. Для некоторых операций при выдаче и погашении займов, зачете авансов и возврате предоплаты действует отсрочка еще на год.
  10. Срок регистрации ККТ теперь 10 дней. У налоговой больше времени на выдачу карточки.
  11. Работает новый порядок закрытия фискального накопителя и исправления ошибок в чеке.

Раньше закон № 54-ФЗ касался только расчетов наличными и электронными средствами платежа, например картами.

Бизнес мог как-то использовать отсутствие точной терминологии: мол, это у нас расчеты, а вот это нет или тут у нас не электронное средство платежа. Теперь конкретику из закона убрали — расчеты и всё.

Сослаться на неопределенность с трактовками электронных средств платежа больше не получится.

Определение расчетов тоже изменилось. Теперь это не только прием и выплата, но и зачет предоплаты, и погашение займов на товары. А электронные средства платежа заменили на безналичные расчеты. Больше нет смысла искать уточнения, что ЦБ и налоговая считают электронными средствами платежа.

По-прежнему кассы не нужны при безналичных расчетах между ООО и ИП. То есть если одна фирма платит другой на расчетный счет платежным поручением, чек пробивать не нужно. Так было и до поправок.

Читайте также:  Можно ли закрыть ООО по адресу, деятельность по которому, уже не ведется несколько месяцев (ООО на УСН, кафе)?

Но если от имени компании пришел сотрудник, купил канцтовары и оплатил корпоративной картой, на сумму покупки нужно пробить чек. Это уже расчет электронным средством платежа, которое предъявляют при оплате. Тогда нужна касса.

Вы можете работать только с компаниями и вообще не работать с физлицами. Но если сотрудник вашего клиента — юрлица придет с корпоративной картой, вам внезапно нужна касса. Это уже не безналичный расчет, и никакие отсылки к тому, что у вас не покупают обычные люди, а только компании, не помогут.

  1. Если клиент платит электронным средством платежа через билетный автомат за услуги по перевозке.
  2. Если товары (кроме подакцизных, технически сложных и маркированных) продаются через вендинговый аппарат с автоматическим устройством для расчетов.

Допустим, клиент оплатил товар или подписку поздно вечером в выходной: сходил в банкомат, ввел реквизиты и внес деньги. Формально чек надо было выдавать в момент оплаты, максимум через 5 минут. Это было проблемой: кто должен был пробить и отправить чек ночью, закон не объяснял.

Теперь все прояснилось: чек при безналичных расчетах без контакта с покупателем нужно отправлять не в момент оплаты, а не позднее следующего рабочего дня или передачи товара.

Электронный чек. Отправляют на номер или почту, которую клиент указал до оплаты.

Этот вопрос горячо обсуждался еще до поправок. Формально кассу нужно применять при приеме и выплате денег. Еще до этих поправок получалось так: если компания выдала сотруднику 1000 рублей на покупку бумаги для офиса, то при оплате этой бумаги сотрудник должен выбить чек. При этом продавец бумаги тоже выбивает чек.

Эта ситуация хоть и выглядела абсурдной, но формально соответствовала написанному в законе. Фактически всем подотчетным лицам, которые где-то покупают что-то для компании, нужно было выдать кассу. Правда, внимание на это обратили всего несколько месяцев назад и на практике выполнить требование было невозможно.

Поправки это недоразумение окончательно не устранили. Из закона до сих пор следует, что чеки нужно пробивать не только при получении оплаты, но и при выдаче денег от одной компании другой.

Но на практике задваивание одной операции бессмысленно. Это могло понадобиться, чтобы идентифицировать обе организации, которые используют в расчетах наличные или карту. Теперь в законе появилось требование по поводу реквизитов чека: когда расчеты происходят между двумя фирмами или ИП, продавец указывает в чеке данные покупателя.

То есть когда сотрудник платит от лица компании (например, по доверенности), в чеке на покупку бумаги на 1000 рублей будет стоять название и ИНН компании-покупателя.

И кажется, что теперь пробивать чек при выдаче денег через сотрудника не надо: так даже говорят в интервью представители ФНС.

На этот пункт поправок ссылаются некоторые бухгалтерские сайты: вот теперь, мол, все понятно и чеки при выплате денег можно не пробивать.

Нам неизвестны случаи, когда кого-то оштрафовали бы за то, что фирма не пробила чек на расход через подотчетное лицо. Но и официальных разъяснений на этот счет тоже нет. Хотя в частных ответах компаниям налоговая говорит, что чек при таких операциях пробивать действительно нужно.

Есть только один способ узнать общее мнение налоговой и Минфина: писать туда письма и задавать вопросы. А пока бухгалтерам придется действовать на свое усмотрение.

Сложнее всего придется тем, у кого нет кассы, потому что нет клиентов-физлиц. Покупать ее только для чеков при оплате хозрасходов наличными и корпоративной картой нецелесообразно.

Лучше уж платить за все через расчетный счет и ждать официальных разъяснений.

До 1 июля 2018 года действовала отсрочка для всех платежей электронными средствами, кроме карт. Если покупатель платил «Яндекс-деньгами» или через банковское приложение, можно было не использовать кассу. Больше такой отсрочки нет: при оплате электронными деньгами и через клиент-банк нужна касса.

Но остался вопрос с платежами по квитанции в банке. Например, клиент пришел в банк с квитанцией и оплатил через операциониста. Такая оплата не считается электронным средством платежа, это безналичный платеж.

В этом случае до 1 июля 2019 года чек пробивать не нужно. Но только если есть уверенность, что покупатель внес деньги именно в банк, а не перевел их с карты или через приложение.

Те же реквизиты для оплаты можно ведь указать и в клиент-банке, и в банкомате, но тогда это электронное средство платежа и чек нужно пробить.

То есть нужно разбираться с каждым платежом от физлица на расчетный счет: откуда и как он там заплатил. АААААА!

Бухгалтеры беспокоятся: как узнать, каким способом платил клиент. Деньги же все равно приходят на расчетный счет: и при оплате картой, и при оплате через клиент-банк, и при оплате по квитанции через операциониста. Но без кассы можно работать только в последнем случае.

На самом деле есть способ узнать, как именно произошла оплата: по первым цифрам счета, с которого прошло зачисление. Для расчетов между банками — одни цифры, для переводов со счета физлица — другие. Есть варианты разобраться и по выписке понять, кому нужен чек, а кому нет.

Но есть исключения, когда касса нужна даже на патенте. Некоторые виды деятельности не освободили от ККТ, а просто дали отсрочку на год. В законе они перечислены списком пунктов из налогового кодекса.

Вот при какой деятельности будет нужна касса, даже если бизнес ведет ИП на патенте:

  • парикмахерские и косметологии;
  • ремонт бытовой техники и часов;
  • автосервис;
  • перевозки грузов и пассажиров машинами;
  • ветклиники;
  • спортклубы;
  • ландшафтные дизайнеры;
  • грузоперевозки по воде;
  • экскурсионные бюро;
  • аптеки и медцентры;
  • прокаты;
  • розница и общепит;
  • производство молока;
  • рыбные и охотничьи хозяйства;
  • ремонт компьютеров;
  • грузоперевозки по воде.

Для исключений из списка не действует освобождение навсегда, зато есть отсрочка до 1 июля 2019 года. В зависимости от вида деятельности здесь может иметь значение наличие работников, но об этом дальше.

В статью 2, где список всех освобожденных от ККТ, добавили муниципальные парковки, библиотеки, киоски по продаже молока и воды и продажу воды в розлив. Уточнили формулировку по кредитным организациям — им касса тоже не нужна. Как и страховым агентам: за них чек выбьет страховщик.

Отсрочка до 1 июля 2019 года действует, но с поправками. Вот для кого и как она теперь работает:

  1. ИП и организации на ЕНВД, кроме розницы или общепита. Например, бытовые или ветеринарные услуги, мойка и ремонт автомобилей, грузовые и пассажирские перевозки, реклама на транспорте или арендный бизнес.
  2. ИП на ЕНВД и патенте в рознице или общепите без работников с трудовыми договорами. Тут стоит отметить, что если у ИП работают продавцы, которые тоже формально ИП, это не работники и они не лишают права на отсрочку. Если с поваром или бариста заключают гражданско-правовые договоры, то право на отсрочку тоже сохраняется. Нет трудового договора — нет ККТ.
  3. ИП на патенте, которые занимаются бизнесом из списка исключений для освобождения от касс на ПСН. Там парикмахерские, косметологи, спортклубы и ремонт компьютеров. Остальным ИП на патенте вообще не нужна касса, а предпринимателям из этого списка не нужна только до 1 июля 2019 года. Работники тут не имеют значения. Отсрочка будет действовать даже для бизнеса с трудовыми договорами. Сверяйтесь с пп. 3 п. 7.1 ст. 7 закона № 54-ФЗ.
  4. ИП с вендинговым бизнесом без работников.

Нет, здесь все по-прежнему: у фирм и ИП без работников на любом режиме есть отсрочка до 1 июля 2019 года. Но только если это не общепит с трудовыми договорами, для которого касса нужна уже сейчас.

Если у вас есть статус ИП и вы оказываете какие-то услуги из перечня, принимайте платежи любыми способами и не покупайте кассу как минимум еще год.

После поправок под действие закона о ККТ попали займы для оплаты товаров и услуг. Но только эти — займы на другие цели с кассами вообще не связаны. Раньше про займы в законе ничего не говорилось: считалось, что это не расчеты. Теперь выдать и погасить заем — это расчет. Придется задуматься об использовании онлайн-кассы.

Если компания выдала заем на покупку товаров физлицу или его погасили наличными, нужно выдать чек. Как если бы клиент не получил заем, а просто купил товар.

Выдача займов. Если компания или ИП выдала заем даже для оплаты товаров и услуг, до 1 июля 2019 года чек можно не пробивать. Бланк строгой отчетности тоже не нужен. Отсрочка упоминается в п. 4 ст. 4 закона № 192-ФЗ.

Благодаря поправкам авансы тоже упоминаются в определении расчетов. Ситуация похожа на займы, но с нюансами.

Когда компания получала аванс, это и раньше считалось расчетом: деньги же получали за товар или услугу. А вот при выплате авансов кассы не использовали. Но все изменилось.

Выплата аванса. Если компания перечисляет аванс ИП или фирме за что угодно, то чек она может не выбивать только при переводе платежкой через банк. А если внести предоплату наличными, нужно пробить чек.

Да, именно так: заплатил кому-то деньги и выбил чек с подходящим признаком расчета. Тот, кто получит эти деньги, тоже будет выбивать чек.

То есть касса нужна даже тем, кто вообще не принимает деньги от физлиц, а просто иногда вносит предоплату наличными или платит вперед корпоративной картой.

Зачет и возврат авансов. Например, покупатель внес какую-то сумму в счет будущих покупок или оплатил сервис на полгода вперед. Ему пробили чек. А потом клиент использует услуги или забирает товар и этот аванс ему засчитывают. В момент зачета выбивать чек клиенту не нужно, но только до 1 июля 2019 года.

Пример такой ситуации — покупка по подарочной карте. Когда ее купили, то как бы внесли аванс. Продавец выбил чек. А когда кто-то придет забирать товар и предъявит к оплате эту карту, то чек покупателю можно не выбивать, даже если это другой человек.

Особый порядок для зачета авансов. Для некоторых видов услуг можно выбить один чек по всем зачетам оплат за сутки или даже за месяц.

Это касается абонементов и предоплатных тарифов на услуги в сфере культурно-массовых мероприятий, грузовых и пассажирских перевозок, услуг связи и электронных услуг.

Компания, которая получила за них предоплату и потом ее полностью или частично отработала, формирует один чек за день по всем расчетам. При этом кассовый чек о зачете аванса клиенту можно вообще не отправлять.

Нет, еще есть частные случаи:

  1. Что делать при поломке фискального накопителя — п. 8.1 ст. 4.2.
  2. Срок регистрации ККТ увеличили до 10 дней — п. 7 ст. 4.2.
  3. Ошибки исправляют с помощью чека коррекции, а не через возврат прихода — п. 4 ст. 4.3.
  4. Чтобы закрыть фискальный накопитель, нужны данные из ОФД — п. 5.1 ст. 4.3.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *