Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша. Скачать образец заполнения

Все виды официальных бумаг, используемых в делопроизводстве организации, являются подотчетными документами.

Поэтому процесс закупки чистых бланков, использование их по назначению, должен отражаться в отчетной документации. 

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-90-63. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что это такое?

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — это журнал для регистрационных записей о фактах получения организацией новых формуляров от производителей/ распространителей бланков, выдачи их гражданам.

Обновленный формат бланков книги был утвержден 10.10.2003 министерством, курирующим вопросы труда, социального развития (постановление № 69).

Для фиксации сведений о затратах организации на приобретение чистых формуляров трудовых книжек, расходах закупленных документов из-за выдачи экземпляров гражданам.

Где ее взять?

Журнал приобретают у распространителей, зарегистрированных как индивидуальные предприниматели и юридических лиц, имеющих отношение к работе Объединения госпредприятий и организаций «ГОЗНАК». Процедуру закупки формуляров проводят согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Частота, объем поступлений новых бланков и вкладышей происходит согласно договору об услуге, заключенному между организацией и распространителем/ изготовителем данной продукции.

Самостоятельное приобретение гражданами формуляров трудовых книжек, вкладных листов к ним не приветствуется. Книжка может быть признана пригодной, если она выполнена по имеющемуся стандарту, имеет необходимые степени защиты:

  • на листах имеется водяной знак «ТК»,
  • печатные знаки в формуляре выполнены с применением «ирисового печатания»;
  • при поднесении к листам формуляра источника ультрафиолетового излучения, должна проявляться надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»,
  • при изготовлении бумаги для документа, были использовано специальное микроволокно,
  • соединение листов трудовой книжки и корочки невозможно подделать.

Самостоятельно приобретенный с рук документ (трудовая), принятый в бухгалтерии организации как соответствующий требованиям и обладающий должной защитой, впоследствии может быть признан как недействительный в Пенсионном фонде.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша. Скачать образец заполнения

Чтобы заполнить бланк по приведенному примеру, скачайте пустую форму: Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки.

Кто ответственный?

Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации. Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

Не возбраняется обязывать подобной деятельностью представителя кадрового отдела или другого сотрудника учреждения/ фирмы, чьи профессиональные обязанности не препятствуют своевременному заполнению книги и контролю над доступом к ней третьих лиц.

При назначении ответственного за книгу учета, этот сотрудник должен ознакомиться с письменным изложением возлагаемых обязательств, после чего оставить роспись в документе о прочтении должностной инструкции.

Как заверять и прошивать

  • Приобретенная учетная книга прихода-расхода формуляров трудовых книжек должна иметь номерную индикаторную пломбу без признаков повреждения, соответствующую ГОСТ 31282–2004.
  • Шнуровку журнала выполняет лицо, назначенное ответственным за внесение записей.
  • Последовательность процедуры прошивки:
  1. Острой иглой, шилом проделывают отверстие в левом чистом поле журнала, прокалывая все листы насквозь. Определяя место проколов, следует учитывать комфортность эксплуатации книги после прошивки.

  2. Через полученные отверстия продевают суровую или другу крепкую нить таким образом, чтобы по завершению работы остались два конца длиной по 7–8.
  3. Нити завязывают узлом на тыльной стороне книги.
  4. Поверх узла и оставшихся концов шнуровки наклеивают лист бумаги.

  5. Поверхность наклеенного листа предназначена для заверительной надписи о количестве страниц в книге, дате проведения прошивки, информации о человеке, выполнившим процедуру (ФИО в сокращенном и полном формате, роспись).

Алгоритм процедуры заверки учетной книги:

  1. Выполняют нумерацию всех имеющихся в журнале страниц (сведения о количестве страниц должны быть изложены прописью и в виде цифр).
  2. Обязательно делают заверительную надпись (ее выполняет руководитель организации, подтверждающий свой росписью, что указанное количества страниц соответствует действительности).
  3. Перед введением в эксплуатацию Книги заполняют ее титульный лист.
  4. Вписывают цифровой код, имеющийся на производственной пломбе в отведенную для этого строку (без фиксации на бумаге номера из пломбы, даже журнал не будет считаться прошедшим опломбировку).
  5. Прошивают книгу.
  6. Опечатывают шнуровку.

Правила и требования

Правила:

  • У каждой организации должно быть достаточное количество формуляров трудовых книжек и вкладышей к ним (если сотрудник, ответственный за выдачу бланков, предполагает, что незаполненных формуляров может оказаться недостаточно, то он должен предупредить об этом своего руководителя, написав соответствующее заявление).
  • Наличие Журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей обязательно для каждого учреждения, фирмы.
  • Журнал учета бланков, сами бланки являются документами строгой отчетности (должны храниться в помещении/сейфе с соответствующим ограничением доступа).
  • Заводская пломба является фиксатором одного из концов шнура от прошивки журнала. Развязывать его, изымать страницы учетной книги, заменять их строго запрещено.
  • Заполнять журнал имеет право только ответственное за него лицо.
  • Ставить заверительную подпись может лишь руководитель учреждения (выполнение процедуры доверенным лицом, сотрудником, который впоследствии будет вести журнал, является правонарушением).
  • К журналу не должны иметь доступ третьи лица, если при этом отсутствует сотрудник, отвечающий за внесение записей.
  • Средства за получение нового формуляра трудовой и вкладыша выплачивает гражданин, получающий документы (взимание средств за выданный документ выполняют согласно п. 47 Правил № 225).

Ежемесячно лицо, ответственное за учет формуляров трудовых книжек и вкладных листов к ним, обязано документально отчитываться об:

  • количестве имеющихся незаполненных формуляров,
  • количестве выданных на руки,
  • суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

  • имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
  • документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

Требования к заполнению:

  1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
  2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
  3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
  4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.

    Факт уничтожения документа должен подтверждаться документально (составляется акт). Для достоверности в акт вклеивают идентификационную информацию уничтоженного бланка (вырезанные поля с номером и серией уничтоженного бланка).

  5. Гражданин, получивший трудовую книжку на руки, под контролем лица, ответственного за Журнал, расписывается в приходно-расходной книге, подтверждая факт выдачи ему формуляра/вкладыша.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша. Скачать образец заполненияАлгоритм внесения сведений:

  1. В специальной графе указывают порядковый номер записи.
  2. В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
  3. В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
  4. В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.
  5. В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
  6. Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
  7. В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
  8. В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.

Не путайте прошивку книги по учету бланков ТК с прошивкой книги учета движения ТК. Это — разные вещи! О ведении книги учета движения трудовых мы подробно писали в этой статье.

Неправильное ведение и ответственность

Отсутствие в организации Журнала учета документов, позволяющих определять рабочий стаж граждан, места работы и продолжительность деятельности, дает контролирующему органу право на штрафное административное наказание в виде штрафа:

  • от 500 до 5 тыс. рублей (для должностных лиц);
  • 30–50 тыс. рублей (для организации).

Заполнение Книги учета проводит только уполномоченное лицо. При выявлении нарушения этого правила налагается штрафное взыскание: от 3–5 тыс. рублей (для граждан), от 10–20 тыс. рублей (для должностных лиц).

Любые исправления сведений без сопровождающих письменных пояснений от лица ответственного за Журнал, недопустимы. Что является еще одним видом защиты от подделки документальных сведений.

Уведомление о том, что в строке определенной графы исправлены сведения, фиксируют:

  • в специальном поле для примечаний, если такое есть в таблице Журнала (ошибочную информацию зачеркивают одной аккуратной линией, а в примечании запись об ошибке удостоверяют личной росписью, ответственного за книгу учета, расшифровкой подписи, датой проведения процедуры);
  • строкой ниже, но в той же графе, где была допущена неточность (неверные сведения не зачеркивают, лишь указывают прописью, что запись, имеющая номер такой-то, недостоверна). Далее указывают достоверные сведения.
Читайте также:  В 2020 году у меня заканчивается разрешенный срок ведения бизнеса по ип (20 лет) как его можно продлить и куда обращаться?

Ведение приходно-расходной книги для выполнения учета закупаемых и выдаваемых новых формуляров трудовых книжек, некоторыми руководителями организаций игнорируется. Однако в случае выявления факта отсутствия такого документа, равно как и уличение в нарушении регламента ее заполнения, наказывается административным взысканием.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-90-63 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: что должен знать кадровик

В прошлом номере мы начали рассматривать обязательные журналы и книги учета, которые связаны с кадровой работой. В первой статье мы рассказали про книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Теперь изучим приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Она должна вестись бухгалтерией (или генеральным директором при отсутствии бухгалтера), но отдел кадров запрашивает бланки и получает их для работы, поэтому рассмотрим основные правила ее ведения и хранения.

В каких ситуациях может потребоваться бланк трудовой книжки

Фрагменты документа

Трудовой кодекс Российской Федерации Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

…При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка.

В случае если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

  • В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
  • Статья 66. Трудовая книжка
  • Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника…
  • Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Фрагменты документа

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

…8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

…38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Бланк вкладыша в трудовую книжку понадобится в случае, когда трудовая книжка закончилась, записи в ней делать уже негде и нужно ее официальное продолжение.

Бланк трудовой книжки и вкладыша в нее

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет в свободной форме о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (Пример 1). Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (Пример 2).

Пример 1. Отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в нее

Приходно-расходная книга образец бланк

Любая компания, фирма и даже индивидуальный предприниматель при ведении своей документации, т.е. при делопроизводстве не должны забывать о заполнении специальных подотчетных бумаг, закрепленных нашим законодательством, как обязательные.

К таким бумагам относится приходно-расходная книга (в дальнейшем ПРК). По сути, это журнал, в который администрация (отдел кадров) регистрирует трудовые книжки своих сотрудников и ведет учет при поступлении новых формуляров.

  • Некоторые руководители забывают о том, что ПРК нуждается в тщательном контроле, а некоторые и вовсе игнорируют и не ведут их.
  • Проверяющие инстанции могут воспользоваться такой оплошностью и небрежностью, царящей в организации, а иногда неприятные последствия могут возникнуть и в ходе иска от бывших сотрудников.
  • Где приобрести приходно-расходную книгу
  • Как правило, приобретением данного журнала занимается отвечающий за его ведение сотрудник, понимающий, что отсутствие ПРК (как и неправильный учет) ляжет на него пусть и не большим, но все-таки штрафом, достигающим 5000 рублей, тогда как организации придется отвечать более тяжелыми выплатами в размерах до 50000 рублей.

Именно поэтому важно понимать, что обзаводиться ПРК следует только у зарегистрированных распространителей. Объем и частота закупок подобных формуляров регулируется согласно официальному постановлению правительства.

  1. Мы настоятельно не рекомендуем Вам самостоятельно приобретать трудовые книжки и вкладные листы с рук, так как такой документ впоследствии может оказаться непринятым Пенсионным фондом вследствие его подделки.
  2. Только объединения организаций «ГОЗНАК» предлагают формуляры, соответствующие всем нормам и степеням защиты.
  3. Основные правила и требования к ПРК
  1. Лицо, ответственное за ведение ПРК, должно следить за тем, чтобы количество «трудовых» всегда было достаточно и в случае обнаружения нехватки, ему следует оповестить об этом свое руководство;

  2. Учетная книга должна иметь специальную номерную пломбу (не поврежденную);

  3. Ответственному сотруднику предстоит выполнять правильную и последовательную прошивку журналов;

  4. Книга учета должна быть заполнена по специальному алгоритму и инструкциям. К примеру, все страницы журнала стоит пронумеровать прописью в виде цифр;

  5. Шнуровка книги опечатывается, а сама она должна храниться в несгораемом сейфе.

Ниже расположен типовой бланк и образец приходно-расходной книги, вариант которого можно скачать бесплатно.

Приходно-расходная книга трудовых книжек + образец

Работодатели обязаны при приёме на работе открыть трудовую книжку или внести сведения в предоставленную работником. Как вести учёт бланков трудовых книжек и вкладышей в нее? В данной статье будет представлена приходно-кассовая книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё.

Для чего вести учёт трудовых книжек?

Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.

По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель должен действовать в соответствии с трудовым законодательством:

Причина отсутствия трудовой книжки Действия работодателя
Работник заключает трудовой договор впервые Работодатель оформляет трудовую книжку
Трудовая книжка утрачена:

  • утрата;
  • повреждение;
  • иные причины.
По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Важно! Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней.

Как можно вести учёт бланков трудовых книжек?

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.

После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.

В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:

  • операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
  • взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.

Какие документы используются для учёта трудовых книжек?

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Читайте также:  С 2020 года ООО могут не предоставлять информацию госорганам до начала проверки

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Требования к ведению приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:

Наименование книги Особенности ведения
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Книга ведётся бухгалтерией организации.Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка.Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Ведение приходно-расходной книги учёта бланков трудовой книжки осуществляется в бухгалтерии организации.

Бухгалтер, назначенный ответственным за ведение документа, вносит сведения по мере поступления бланков от поставщика и по мере расходования бланков.

При совершении любых операций (приход или расход) необходимо указать серию номер бланка трудовой книжки и вкладыша в неё, а так же их стоимость.

При заполнении данной формы необходимо внести следующие сведения:

№ столбца Сведения
1 Порядковый номер записи
2, 3, 4 Дата (число, месяц год) в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
5 От кого получены бланки или кому переданы
6 Основание (наименование документа, № и дата), на основании которого произведено поступление или передача бланков трудовых книжек и вкладышей.
7 Количество поступивших трудовых книжек с указанием серии и номера
8 Количество поступивших вкладышей в трудовую книжку с указанием серии и номера
9 Стоимость поступивших бланков
10 Количество выданных трудовых книжек с указанием серии и номера
11 Количество выданных вкладышей в трудовую книжку с указанием серии и номера
12 Стоимость выданных бланков
  • Форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё можно скачать .
  • Образец заполнения приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки:
  • При ведении приходно-кассовой книги работнику, ответственному за её заполнение, необходимо предоставлять отчёты как о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, так и о количестве выданных (списанных) бланков.
  • Данный отчёт составляется 1 раз в месяц.

Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:

Дебет Кредит Пояснение
006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
91 60 Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов
19 60 Отражён НДС
006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
73 91 Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки
91 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве активов:

Дебет Кредит Пояснение
10(41) 60 Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов
19 60 Отражён НДС
006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
91(90) 10(41) Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов
91(90) 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
73 91(90) Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах
50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек

Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ):

Лицо, нарушившее законодательство Размер административного штрафа (руб.)
Правонарушение выявлено впервые
Должностное лицо 1 000 – 5 000
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) 5 000 – 10 000
Индивидуальный предприниматель 1 000 – 5 000
Юридическое лицо 30 000 – 50 000
Правонарушение выявлено повторно
Должностное лицо 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года
Индивидуальный предприниматель 10 000 – 20 000
Юридическое лицо 50 000 – 70 000

В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в действие вступает ст. 325 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:

  • штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • обязательные работы на срок до 360 часов;
  • исправительные работы на срок до одного года;
  • арест на срок до трех месяцев.

Вопросы и ответы

Вопрос № 1. Что делать, если сотрудник кадровой службы испортил бланк трудовой книжки?

В этом случае необходимо утилизировать испорченный бланк, для чего придётся действовать в соответствии с алгоритмом:

  • составить акт об утилизации бланка трудовой книжки, куда необходимо вклеить вырезанную часть бланка, где указаны серия и номер;
  • внести сведения в приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек, где в чистой строке указать следующие сведения: «Запись под №… считать недействительной» и создать новую запись, содержащую достоверную информацию, указав должность, ФИО, подпись лица, ответственного за внесение записи, отметить дату внесения записи.

Вопрос № 2. Что делать, если сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги учёта бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, допустил ошибку при внесении сведений?

В этом случае необходимо внести достоверные сведения в приходно-расходную книгу, для чего придётся действовать в соответствии с алгоритмом:

  • в чистой строке непосредственно под записью или в очередной свободной строке внести сведения в приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек, где указать следующие сведения: «Запись под №… считать недействительной»;
  • создать новую запись, содержащую достоверную информацию;
  • указать должность, ФИО, подпись лица, ответственного за внесение записи, отметить дату внесения записи.

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

Книга прихода и расхода документации

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу.

Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («}ГОЗНАК»} Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора.

При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

  • твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени}
  • предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц}
  • надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)}
  • подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).
Читайте также:  Как заполнить декларацию если по ошибке ИП по не оплачивал страховые взносы и оплатил в январе по требованию налогового органа?

Заполнение ПРК

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

  • Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
  • Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
  • Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
  • Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
  • Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
  • Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
  • Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
  • Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
  • Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
  • Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:
  1. утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие)}
  2. неверное заполнение}
  3. повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Ошибки при заполнении приходно-расходной книги

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты.

Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений).

Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой.

На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков.

Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Кто должен вести журнал?

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

121 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Продукция в наличии!

Хотите купить или сделать заказ в Самаре?

Наличный и безналичный расчет, в т.ч. НДС.

Приезжайте: ул. Ново-Вокзальная, д. 116, оф. 308, 310

Звоните: +7 (846) 207-10-03; +7 (987) 431-24-01

Пишите на e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

  • Время работы:
  • понедельник-четверг: с 9 до 17 часов без обеда
  • пятница: с 9 до 16 часов без обеда
  • Хотите купить или сделать заказ в другом городе России?
  • Звоните: +7 (846) 207-10-03; +7 (987) 431-24-01

Пишите на e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

  1. понедельник-четверг: с 9 до 17 часов без обеда
  2. пятница: с 9 до 16 часов без обеда
  3. Доставка по России по тарифам почты России или автотранспортных компаний!
  4. Можно заказать доставку любой удобной вам транспортной компанией!
  5. Для примера, вы можете сделать расчет ориентировочной стоимости доставки в калькуляторе одной из транспортных компаний:

Рассчитать стоимость доставки

Мы поставляем продукцию по России, в т. ч. в такие города, как:

  • Абакан
  • Альметьевск
  • Архангельск
  • Астрахань
  • Белгород
  • Бийск
  • Брянск
  • Великий Новгород
  • Владивосток
  • Владикавказ
  • Владимир
  • Витебск
  • Волгоград
  • Волжский
  • Вологда
  • Воронеж
  • Димитровград
  • Екатеринбург
  • Ижевск
  • Йошкар-Ола
  • Иркутск
  • Казань
  • Калининград
  • Караганда
  • Кемерово
  • Киров
  • Кисловодск
  • Краснодар
  • Красноярск
  • Липецк
  • Магнитогорск
  • Махачкала
  • Москва
  • Мурманск
  • Набережные Челны
  • Нальчик
  • Нижневартовск
  • Нижнекамск
  • Нижний Новгород
  • Нижний Тагил
  • Новороссийск
  • Новосибирск
  • Норильск
  • Ноябрьск
  • Омск
  • Орел
  • Оренбург
  • Пенза
  • Пермь
  • Петрозаводск
  • Петропавловск-Камчатский
  • Ростов-на-Дону
  • Рязань
  • Самара
  • Санкт-Петербург
  • Саранск
  • Саратов
  • Симферополь
  • Смоленск
  • Сочи
  • Ставрополь
  • Сургут
  • Сыктывкар
  • Тверь
  • Тобольск
  • Тольятти
  • Томск
  • Тула
  • Тюмень
  • Уральск
  • Ульяновск
  • Уфа
  • Хабаровск
  • Чебоксары
  • Челябинск
  • Якутск
  • Ярославль

Поделитесь с друзьями в соцсетях

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *