Как перевести сотрудников на удаленную работу на время карантина?

В настоящее время весь мир наблюдает за распространением коронавирусной инфекции covid-19. В начале марта ВОЗ объявила сложившуюся ситуацию пандемией. В связи с этим Правительство рекомендовало многим работодателям отправить своих сотрудников работать удаленно. Для ее оформления потребуется чтобы администрация компании издала приказ об удаленной работе из-за коронавируса.

Кого можно перевести на удаленную работу

Как перевести сотрудников на удаленную работу на время карантина?

Рекомендации о переводе работников на удаленную работу дана всем работодателям. Точного перечень профессий. Которые можно перевести на работу дистанционно не существует.

Практика показывает, что удаленная работа в связи с коронавирусом доступна для тех работников, деятельность которых связана с использованием компьютера и какие могут с другими общаться с использованием телефона, через интернет, электронную почту, Skype.

Главным показателем, что сотрудника можно перевести на работу удаленно является, количество и качество осуществляемой им работы. Если оно не снижается, то работник может быть переведен на дистанционную работу.

Внимание! Поэтому перевод работника на удаленную работу возможен для таких специалистов, как бухгалтера, юристы, программисты, дизайнеров и т.д.

Чем больше работодатель в период пандемии может отправить работников на дистанционную работу, тем меньше он будет подвергать риску заражения оставшихся сотрудников, а также посетителей компании. Одним из первых городов в стране, где работники начали массово переводиться на удаленную работу, стала Москва.

Можно ли перевести на удаленку без согласия сотрудника

Когда работник поступает в компанию администрация с ним оформляет трудовое соглашение, которое отражает наиболее существенные условия работы.

К таким условия, в частности, относится характер работы и место работы. Поэтому его смена должна оформляться подписанием сторонами дополнительного соглашения. То есть работник должен согласиться на изменение данного условия в добровольном порядке.

Перевести на удаленную работу сотрудника можно и без его согласия. Однако эта процедура требует времени. Ведь работодатель должен уведомить отказавшегося работника не менее чем за два месяца.

Ознакомление должно пройти в письменной форме, при этом работник должен поставить свою подпись в подтверждение данного события. Если сотрудник отказывается. Такое уведомление можно засчитать ему в присутствии свидетелей.

К этому времени карантин может закончиться. Поэтому рекомендуется договариваться с сотрудником, так как это для обеспечения его безопасности.

Внимание! Важно помнить, что работник должен быть обеспечен средствами труда за счет работодателя. Зарплата ему должна выплачиваться в том же порядке, что при работе в офисе компании.

Именно эти причины часто заставляют работника не соглашаться на удаленную работу.

Как оформить удаленную работу при коронавирусе

Как перевести сотрудников на удаленную работу на время карантина?

Шаг 1. Определить, каких именно работников можно перевести на удаленную работу

  • Вместе с руководителями подразделений необходимо определить, кто из сотрудников сможет работать в домашних условиях без потери качества работы.
  • Для этого необходимо обеспечить их на рабочих местах необходимыми программами, открыть внешний доступ к сетевым ресурсам фирмы.
  • Желательно оформить в виде распоряжения список, кого из работников поименно, либо сотрудников каких должностей можно временно перевести на удаленную работу.

Шаг 2. Обговорить с работником перевод на удаленную работу

  1. Необходимо обсудить с сотрудниками их возможность трудиться удаленно, уточнить — у кого есть для этого необходимая компьютерная и оргтехника.
  2. Если работник не согласен с таким переводом, то сделать это принудительно только на основании распоряжения руководителя нельзя.

  3. Все дело в том, что изменение места работы — это существенное условие трудового соглашения, а оно в свою очередь должно быть осуществлено только путем подписания допсоглашения.

  4. Даже введение региональных профилактических мер не изменяет данный порядок, и не может являться основанием для одностороннего внесения изменений.

Внимание! В такой ситуации перевод на дистанционную работу может быть осуществим только в рамках ТК, а это предполагает уведомление сотрудника за 2 месяца до изменений, что в условиях распространения коронавируса не приемлемо.

При получении от работника согласия на удаленную работу, необходимо подготовить дополнительное соглашение.

Необходимо помнить, что такой переход на удаленную работу — это только изменение места работы сотрудника. Он остается у того же работодателя и будет выполнять все те же трудовые функции. Таким образом, это не является переводом на другую работу.

В дополнительное соглашение необходимо внести следующие условия:

  • Указать, что работа будет выполняться дистанционно — это главный пункт изменений;
  • В качестве места работы необходимо указать наименование работодателя. Списывать адрес проживания на период удаленной работы сюда не нужно;
  • Необходимо указать порядок обеспечения безопасных условий труда сотрудника;
  • Определить порядок обмена информацией между работником и офисом, либо между работниками. Отдельно необходимо оговорить правила обмена данными, которые составляют государственную либо корпоративную тайну;
  • Определить порядок обеспечения работника имуществом, необходимым для исполнения обязанностей;
  • Определить условия контроля за трудом сотрудника — например, как он должен отчитываться о проделанной работе, как часто это должно происходить и т.д.

Внимание! Если сотрудник будет для исполнения обязанностей использовать личную технику (планшет, компьютер, принтер и т. д.), необходимо описать порядок начисления и выплаты компенсации за это.

На основании заключенного трудового соглашения издается приказ, который закрепляет перевод сотрудника на удаленную работу на определенный срок. Текст приказа оформляется в произвольной форме.

Оплата удаленной работы при коронавирусе

В случае, если работник будет выполнять на удаленной работе тот же объем работ, что у него должен был быть при работе в офисе, то заработная плата изменяться не может.

Это значит, что он должен получить свою зарплату в том же размере, что и раньше. Ведь в данной ситуации изменяется фактически место работы сотрудника, а зарплата зависит от квалификации сотрудника, сложности выполняемой работы, количества и качества выполняемого труда.

Уменьшить размер зарплаты можно только в том случае, если прописать в дополнительном соглашении режим неполного рабочего времени, что автоматически обозначает работу меньше установленной нормы.

Перевод сотрудника на удаленную работу не предполагает, что работодатель будет уплачивать меньше налогов с заработка сотрудника. Так, всю сумму зарплаты необходимо обложить подоходным налогом по ставке 13%. Определение суммы налога происходит в общем порядке с учетом возможных вычетов.

Внимание! Страховые взносы начисляются также по общим тарифам, как и для офисных работников. Обязательно уплачиваются и взносы на травматизм, поскольку перевод на удаленную работу не является причиной отказа от них.

Работник может отказаться переходить на удаленную работу и не подписать дополнительное соглашение. Перевести его принудительно работодатель имеет право, воспользовавшись положениями статьи 74 ТК РФ.

Необходимо выполнить действия по следующему алгоритму:

  • Работодатель уведомляет работника в письменном виде об изменениях в режиме труда. Сделать это по закону необходимо не менее чем за 2 месяца до вступления в действие указанных изменений. В случае, если в качестве работодателя выступает физическое лицо, то предупреждать об изменениях необходимо не позднее 14 дней.
  • Работник может не подписать уведомление об изменении условий труда. В этом случае необходимо его зачитать вслух в присутствии свидетелей и составить акт об этом.
  • Работнику необходимо предложить иную доступную в данной ситуации работу. Это может быть вакантная должность с аналогичной оплатой труда и даже нижестоящая. Необходимо предлагать все имеющиеся на данный момент вакансии.

Если вакансий нет, либо работник отказался от всех предложений, то работодатель имеет право в одностороннем порядке прекратить действие трудового соглашения исходя из п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Важно! Однако такой режим увольнения в текущих условиях коронавируса мало осуществим. Ведь пока пройдет требуемый законом период в 2 месяца, необходимость в удаленной работе может отпасть.

Как перевести сотрудников на удаленку на время карантина

В связи с угрозой распространения вируса COVID-19 в РФ был Указом Президента введен режим самоизоляции. В этом документе были изложены основные правила, а власти регионов в их рамках принимали документы для реализации мер по санитарно-экономическому благополучию населения.

Содержание

В различных регионах правила для граждан и организаций устанавливались отдельно. Поэтому они могут отличаться друг от друга. На большинстве территорий были введены в действие строгие ограничения.

При этом выход из дома может происходить лишь при наличии крайней необходимости. Например, можно изредка выходить в магазин за продуктами, выгуливать домашних любимцев или выносить мусор.

Ходить на работу можно при наличии пропуска и лишь на такие предприятия, которым разрешена работа во время пандемии.

В некоторых случаях ограничения применяются только к лицам старшего возраста. Так, например, в Санкт-Петербурге для тех, кто старше 65 лет самоизоляция обязательна, для прочих лиц она рекомендуется.

Нарушителей выявляют не только при помощи полицейских на улицах. О нарушении, например, могут заявить соседи или знакомые. Могут использоваться видеокамеры вместе с программным обеспечением для распознавания лиц. Медицинские работники в некоторых случаях проводят обходы и проверяют, находится ли человек по своему адресу.

В Москве, чтобы мотивировать пожилых людей находиться дома, им выдали 2000 рублей в начале периода самоизоляции и пообещали еще столько же при его окончании. Последняя выплата будет сделана только при условии, что пенсионер не покидал свою квартиру на протяжении всего периода без крайней необходимости. Такие же меры относятся к лицам, страдающим хроническими заболеваниями.

Наиболее строгая самоизоляция предусмотрена в тех случаях, когда человек вернулся из-за границы. В этом случае он обязан заявить о себе и добровольно пробыть на карантине на протяжении 14 суток.

В этом случае никаких возможностей выходить на улицу не предусмотрено. Находиться на самоизоляции он может дома или в специальном учреждении.

Если он проигнорирует это требование, заразит других людей и кто-либо из них умрет, то в этом случае будет применена уголовная ответственность.

Организация деятельности с использованием удаленной работы сотрудников во время карантина является вынужденной мерой. Таким образом они будут в максимальной степени защищены от риска заболеть коронавирусом. Предприятие в этих сложных условиях сможет продолжать свою деятельность на нужном уровне.

Читайте также:  Встать на учет ЕНВД?

Переход на удаленную занятость предполагает необходимость потратить время и силы. Но это не важно перед лицом того, что такая мера поможет некоторым сотрудникам старше 45 лет сохранить жизнь себе и близким людям.

Для того, чтобы приступить к переводу предприятия на работу в новых условиях, необходимо выбрать способ для этого. Обычно речь идет об одном из трех вариантов:

  1. Работники находятся дома и выполняют свои производственные задачи на собственном компьютере. Это удобно в тех случаях, если они владеют нужной техникой и отсутствует необходимость в специфическом программном обеспечении.
  2. Если у сотрудника нет такой возможности, можно предоставить ему один из фирменных компьютеров. В том случае. Ели приходится использовать особые приложения, они могут быть установлены здесь.
  3. Иногда остается необходимость пользоваться программами или данными, остающимися на работе. Для доступа к ним будет нужно будет использовать мощный компьютер и развернуть на нем все, что необходимо.

При подготовке оборудования и рабочих мест для сотрудников важно помнить о необходимости сохранения конфиденциальности корпоративных данных. Хотя работа происходит в сложных условиях пандемии. Нужно обеспечить выполнение соответствующих правил в обязательном порядке.

Одним из важных условий эффективной трудовой деятельности сотрудников является наличие качественного, широкополосного интернета. В процессе организации работы безотказная связь будет одним из важнейших обстоятельств. Если этого нет, то имеет смысл за счет компании подключить нужного провайдера и оплатить пользование связью.

Находясь дома, можно использовать собственный график работы. Однако, если в документах установлены конкретные требования, их необходимо соблюдать. Люди на удаленке имеют такие же права и обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом, как и другие наемные работники.

Иногда работа работа в домашних условиях более эффективна

Как перевести сотрудников на удаленную работу на время карантина?

Как официально оформить удаленный режим работы

Организация удаленной работы имеет не только техническую, но и организационную сторону. Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Для того, чтобы правильно оформить происходящие изменения, необходимо сделать следующее:

  1. Каждый сотрудник должен написать заявление о переходе на удаленную форму работы.
  2. Трудовая деятельность должна происходить в рамках положений, зафиксированных в трудовых договорах. Поэтому необходимо заполнить и подписать дополнительные соглашения, в которых указано о применимости такой формы выполнения трудовых обязанностей.
  3. На основании заявлений руководитель оформляет приказ о переходе предприятия на дистанционный режим работы.
  4. Поскольку для выполнения обязанностей работникам могут быть выданы компьютеры и другие материальные ценности, должны быть предусмотрены меры ответственности за их порчу или пропажу. Обычно с этой целью подписывают договора о материальной ответственности.

Заявления от сотрудников важны потому, что в обычной ситуации директор должен предупредить их за два месяца для перехода. Текст документа не требует наличия специального бланка.  Заявление оформляют на основе обычных правил составления документов. Оно должно содержать следующее:

  1. В правой верхней части указывают фамилию, имя, отчество, должность начальника, название организации.
  2. Под этими данными пишут, от кого это заявление. При этом указывают фамилию, имя. Отчество и должность.
  3. Далее в центре страницы пишут название документа.
  4. В основном тексте выражают намерение перейти на дистанционную форму работы.
  5. В конце пишут дату, подпись и указывают ее расшифровку.

При получении приказа каждый сотрудник должен расписаться в том, что он был с документом ознакомлен. При оформлении нужно провести инструктаж по технике безопасности в новых условиях.

Какие программы помогут организовать удаленное рабочее место

Используемое программное обеспечение зависит от того, какие задачи сотрудник выполнял на рабочем месте. Например, если он работал в бухгалтерии, то может потребоваться специализированная программа.

Часто может быть достаточно использовать офисную программу. Для этой цели можно взять Microsoft Office или его бесплатные аналоги OpenOffice или LibreOffice.

Если речь идет о программах для дизайна или черчения. Фирма должна обеспечить соответствующие специализированные программы:

  • Кроме рабочих и офисных программ, рекомендуется установить приложения для удаленного контроля рабочего времени, видеозвонков, чата. Удобно использовать следующие сервисы. Видеозвонки можно сделать с помощью Skype.
  • Для общения можно применять Telegram, Slack или Microsoft Teams. Первый вариант удобен для небольших фирм, остальные подойдут для любых.

Как организовать переход сотрудника на удалённую работу в условиях карантина?

Перевод сотрудников на удаленную работу – вынужденная, но очень правильная мера в условиях глобальной пандемии. Многие сознательные руководители понимают, что заражение даже одного сотрудника в офисе сможет надолго парализовать работу всей компании.

  • Но даже это ничто по сравнению с угрозой жизни и здоровью людей, особенно тех, чей возраст превышает 45 лет.
  • Мы знаем о переводе сотрудников в режим home office много и не понаслышке, поскольку уже пять лет помогаем компаниям организовывать контроль удаленных сотрудников. 
  • Кроме того, за последние две недели к нам обратились около тысячи организаций со всего мира, столкнувшихся с этой задачей, в связи с последними событиями.  
  • В этой статье мы поделимся накопленными знаниями о переводе сотрудников на удаленную работу, а также дадим несколько практических советов, как сделать этот процесс максимально безболезненным для вашего бизнеса.
  • Примечание: здесь и далее речь пойдёт о сотрудниках, которые работают за компьютером.

Как организовать перевод сотрудника на удалённую работу?

Есть три основных варианта действий:

  1. Сотрудники работают на своих собственных компьютерах. Это удобно, если им не требуется какое-то специфическое программное обеспечение или если это ПО находится в облаке. Менеджеру по продажам, например, для работы достаточно иметь доступ к двум-трём «облачным» базам, бухгалтеру – к серверу 1С;
  2. Вы выдаёте сотрудникам рабочие компьютеры на дом. Это – хороший вариант, если для работы нужен специфический софт или если у работника дома нет компьютера, позволяющего справляться с повседневной нагрузкой. Удобнее всего такая тактика, если у вас работают на ноутбуках, но при длительном сотрудничестве (а карантин может затянуться) перевезти стационарный компьютер – не проблема;
  3. Вы организовываете удалённый доступ к RDP по VPN. Хороший промежуточный вариант: дизайнеру нужен доступ к корпоративному файлохранилищу и мощному компьютеру? Поднимите на его рабочей станции удалённый десктоп, и пусть пользуется.

Учтите, что, если вы предоставляете сотрудникам удалённый доступ к рабочим серверам или станциям, нужно позаботиться о безопасности корпоративных данных.

Особенно это актуально, если вы работаете с персональными данными, которые охраняются законом.

Защищённые каналы подключения, фильтры по IP- и MAC-адресам, двухуровневая авторизация – позаботившись об информационной безопасности на старте «удалёнки», вы страхуете себя от множества проблем в будущем.

Также уделите внимание тому, чтобы у сотрудника дома был качественный широкополосный и с хорошей скоростью Интернет. Если домашнего Интернета не хватает для выполнения задач, вы можете предложить сотрудникам подключить второго провайдера с хорошей скоростью на время работы. За счёт организации, конечно же.

Как оформить перевод сотрудника на дистанционную работу?

Как официально оформить перевод сотрудников на удаленную работу и стоит ли вообще это делать? Стоит. Мы рекомендуем предпринять следующие шаги: 

  • получить от сотрудников заявления о переводе на удаленную работу,
  • сотрудникам подписать дополнительное соглашение о дистанционной работе к трудовому договору,
  • выпустить приказ об изменении режима работы (переходе на дистанционный режим),
  • опционально заключить договор о материальной ответственности за техническое оснащение и оформить акт о передаче техники.

Заявления от сотрудников нужны, потому что в ином случае работодатель обязан предупредить сотрудника за 2 месяца. Какие пункты следует внести в допник полностью зависит от вашей организации и отдела, в котором сотрудники работают, будь то отдел продаж, кадров, маркетинга и т.д.

Как контролировать удалённого сотрудника?

Многочисленные исследования говорят о том, что из дома сотрудники работают даже эффективнее, чем в офисе. Например, исследование Gallop сообщает, что при переводе сотрудника на удаленку, его результативность возрастает на 20%. 

У нас нет оснований не доверять авторитетному изданию Gallop, но в данном исследовании принимали участие только те сотрудники, которые перевелись на удаленку, сознательно, по своей воле, точно зная, что найдут в себе силы самоорганизоваться.

Исследований же по продуктивности тех сотрудников, которые перешли на работу из дома вынужденно (например, в условиях глобальной эпидемии), нет, но по нашему опыту, продуктивность таких работников будет заметно ниже.

У сотрудника, который привык работать в офисе, дом, прежде всего, ассоциируется с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут расслабиться и снизить продуктивность. Поэтому будьте готовы к тому, что с переходом на home office у вас вырастет нагрузка на менеджмент.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных организацией – или через удалённый доступ к собственной рабочей станции – вы имеете полное право поставить на эти машины систему учета рабочего времени Kickidler. Где бы принадлежащий компании компьютер ни находился, он остаётся собственностью компании, предназначенной строго для выполнения работы. И вы, конечно, имеете право следить за использованием своего оборудования.

Что касается случая, в котором сотрудник работает за домашним компьютером, рекомендуем предложить персоналу следующую схему:

  1. Человек создаёт новую учётную запись пользователя, предназначенную именно для работы;
  2. Далее сотрудник устанавливает на неё все необходимые программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность – такой же, как на офисном компьютере;
  3. Работает персонал под «рабочими» учётками, отдыхает – под личными.

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника во время работы, никак не взаимодействуя с его личными данными – нарушения неприкосновенности частной жизни не происходит.

Как выстроить работу с «удалёнщиками» и что должен уметь менеджер?

Выше мы обсудили техническую сторону перехода на удалённую работу, но что с организацией самого рабочего процесса? По статистике, при переходе на удаленку, нагрузка на менеджмент возрастает почти в два раза. Мы считаем, что здесь важнее всего следовать трём ключевым советам:

Читайте также:  Калькулятор НДС онлайн расчет. Как рассчитать (посчитать) налог от суммы 20% и 10% в 2020 году

Совет 1: индивидуальный подход – это основа всего

Находясь в офисе, человек автоматически подстраивается под его ритм жизни, но у себя дома он живёт так, как привык. Одним людям комфортнее работать ровно с 10 до 18 часов, другие предпочитают делать работу в несколько подходов по часу-полтора, третьи «просыпаются» только в 8 вечера. Мы все разные, и отсюда следует главное правило «удалёнки»:

Если личные привычки сотрудника не мешают делу, не требуйте изменить их

Конечно, менеджер по продажам должен работать по обычному графику, с утра и до вечера –  так, как работает большинство компаний.

Но программисты, бухгалтеры, инженеры отнюдь не обязаны придерживаться такого графика, если специфика их труда не требует этого.

Оставьте одну-две планёрки в удобные для всех часы – этого в большинстве случаев достаточно для дистанционного управления командой – а дальше контролируйте не потраченное человеком время, а достигнутые результаты.

Совет 2: создайте атмосферу доверия и вовлечённости

Предлагая сотрудникам удалённую работу, вы автоматически даёте им определённые преимущества. Более гибкий график, более комфортные условия труда, меньше контроля – всё это будет работать только в том случае, если ваш подчинённый действительно заинтересован в выполнении своих обязанностей.

Ощущая больше свободы, человек быстро привыкает контролировать собственный график, но одновременно с этим он начинает острее реагировать на «самодурство».

Неоправданные (подчёркиваем, неоправданные) изменения условий, постоянное появление форс-мажоров, «забытые» требования, которые надо выполнить вот прямо сейчас – всё это серьёзно бьёт по мотивации удалённого сотрудника, а с ним и по его работоспособности.

Постарайтесь воспринимать «удалёнщика» не столько как подчинённого, сколько как подрядчика или партнёра. Разъясните ему задачу и KPI, а дальше покажите, что вы доверяете его умению решать деловые вопросы, но…

Совет 3: доверяй, но проверяй

Мотивация, доверие – всё это важно, но учёт рабочего времени удалённых сотрудников всё-таки нужен. Хотя бы для того, чтобы видеть, кто и насколько хорошо справляется с поставленными задачами.

Простой пример: у вас есть некий программист, Иван Иванов, который выполняет свою работу. Он вовремя заливает код, не отстаёт от графика, всё прекрасно… вот только Иван тратит на решение рабочих задач по 12-13 часов ежедневно, и это вместо запланированных 6-8.

Такими темпами ваш сотрудник выгорит за месяц-два, придётся искать замену – лишние хлопоты и лишние расходы.

Проблема с удалённым сотрудником заключается в том, что вы не видите, как именно он работает. В офисе лидер команды заметил бы, что Иван не справляется вовремя, и понял бы, что его нужно перевести на другую, более близкую к его навыкам задачу. Удалённо… удалённо тоже можно это заметить!

Для этой цели используются менеджеры собственного рабочего времени, которые помогают отсчитывать количество потраченных на ту или иную задачу часов.

У нас такой инструмент называется «Автокик», он входит в функционал Kickidler.

Модуль отслеживает активность за компьютером и автоматически формирует отчёты, помогая держать руку на пульсе – он полезен как для руководителя, так и для самого сотрудника.

С какими проблемами сталкиваются работодатели «удалёнщиков» и как их решать?

Выше мы рассказали, как организовать удалённую работу, а теперь поговорим о проблемах, с которыми вы, скорее всего, столкнётесь. Основных из них всего три:

Первая проблема: снижение продуктивности

Выше мы говорили о том, какие плюсы даёт «удалёнка» сотруднику: индивидуальный график, комфортные условия труда – это всё здорово, но… к сожалению, практика показывает, что многие люди в условиях самостоятельной работы быстро расхолаживаются. Далеко не все привыкли к самоконтролю: если человек всю жизнь работал в офисе, под надзором начальника и в окружении коллег, то дома он автоматически будет менее продуктивен.

Решение одно: не ослабляйте контроль. Ваш персонал должен чувствовать, что дома он находится или в офисе, работа есть работа.

Проверяйте KPI каждого сотрудника, сразу же разбирайтесь в причинах любых задержек или ошибок, держите руку на пульсе.

Видите в Kickidler, что у менеджера обед затянулся на несколько часов? Позвоните ему, спросите, что случилось и почему не ведётся работа? Два-три таких звонка, и человек исправится.

По-хорошему, после перехода на удалённую работу контроль должен стать более жёстким, чем он был в офисе – как минимум, в первое время. Именно поэтому мы рекомендуем использовать модули учёта рабочего времени: если ваши люди знают, что вы следите за каждым их рабочим днём, им становится гораздо проще преодолеть прокрастинацию и сосредоточиться на деле.

Вторая проблема: беда с коммуникацией

Даже в условиях офиса взаимодействие между отдельными сотрудниками часто становится проблемой, а уж совещания между отделами… вы и сами знаете, насколько тяжело их назначать, чтобы всем было удобно.

С «удалёнкой» же самые простые переписки между отдельными командами могут затягиваться на недели.

Чтобы избежать подобных проблем, составьте подробное описание всех норм, сформулируйте расписание и жёстко следите за тем, чтобы все сотрудники его придерживались. Пример на неделю:

  • Каждый день в 13:00 жду всех на планёрку по видеоконференцсвязи;
  • К среде, к 18 часам в репозиторий должны быть залиты все материалы по проекту А;
  • В четверг, в 14 часов, отчитываемся по проекту Б, должна быть готова презентация;
  • Ответ на электронные письма, отправленные в интервале с 10 утра до 18 вечера, жду в течение часа, не более.

Чем более прозрачно и понятно будут сформулированы все ваши требования, тем проще будет управлять удалённой командой. Конечно, выбирать какое-то время для общих мероприятий всё равно нужно с учётом режима работы участников, но уже после выбора никаких обсуждений: есть планёрка? Все приходят.

Третья проблема: снижение вовлечённости

Работая дома, наедине с компьютером, человек быстро теряет связь с командой. Особенно это актуально для людей, привыкших активно взаимодействовать с коллегами: общаться, генерировать идеи, креативить. Они, находясь в вынужденной изоляции, быстро теряют тонус и начинают хандрить. 

Чтобы этого не произошло, необходимо поддерживать внутрикорпоративное общение:

  • Голосовые звонки;
  • Видеоконференции;
  • Общие чаты со смайлами, стикерами и т. п. инструментами выражения эмоций.

Помните, что каждый человек – где бы он ни находился – является частью вашей компании, важным членом команды. Будьте внимательны к своим людям, оставайтесь на связи с ними, и проблемы с удалёнными сотрудниками обойдут вас стороной!

Система учета рабочего времени Kickidler

Удаленная работа во время коронавирусного карантина

Работа из дома – мечта многих: не нужно тратить огромное количество времени на дорогу, сидеть в переполненном офисе и выслушивать претензии начальника.

Но, когда обычного офисного сотрудника переводят на удаленку, оказывается, что его эффективность резко падает.

Мы попробовали разобраться, как правильно перейти на удаленку, сохранить свою работу в безопасности и сохранить свою эффективность.

С чего начинается удаленка: правовые вопросы

Удаленная работа долгое время оставалась уделом фрилансеров, программистов, дизайнеров, писателей и еще некоторых профессий.

Но все изменилось в 2020-м: с приходом коронавируса компаниям настоятельно рекомендуют перевести своих сотрудников на удаленный режим работы, а с 30 марта по 5 апреля вообще была объявлена нерабочая неделя.

Правда, для 2/3 работников она оказалась рабочей, и среди этого количества есть те, кто смог перестроить свои рабочие процессы и начать работу из дома.

По сути, в эту неделю у работника есть выбор – работать удаленно (при возможности), или не работать вообще, при этом размер зарплаты в обоих вариантах будет примерно одинаковым. Кстати, в IT-сегменте едва ли не все предпочли поработать – все-таки в такие сложные времена работодателям приходится едва ли не сложнее, чем среднестатистическому работнику.

Сейчас согласно требованиям регионального законодательства, практически по всей России могут работать лишь организации, осуществляющие некоторые виды деятельности: это розничная торговля (продукты питания, некоторые непродовольственные товары), аптеки, медицинские организации, некоторые чиновники, транспорт, правоохранительные органы, и т.д. Для всех остальных остается выбор – перевести работников на удаленную работу (при возможности и их желании), или объявить эти дни нерабочими.

Что касается перевода работников на удаленную работу, работодатели этого делать не обязаны – ни один из регионов не требует этого от них (и это было бы странно). Поэтому удаленная работа, даже в условиях коронавирусной угрозы, остается частью трудовых отношений между работником и работодателем. И регулируется это так:

  • перевести работника на удаленную работу принудительно нельзя. В этом случае меняется его место работы, а оно является существенным условием трудового договора. Можно внести правки в существующий договор или подписать с работником дополнительное соглашение, где прописать условия дистанционной работы. Все это – лишь при обоюдном согласии работодателя и работника;
  • подписать дополнительное соглашение дистанционно пока нельзя – режим «временная удаленная работа» уже пытаются внести в Трудовой кодекс, но на данный момент законопроект не принят. Если его примут, то и подписать допсоглашение можно будет электронным путем;
  • если в трудовой договор вносятся изменения по вопросу дистанционной работы, то обязательно нужно внести ряд данных: характер выполняемой работы, место ее выполнения (адрес регистрации или фактического проживания), порядок обеспечения работника всем необходимым, порядок предоставления отчетов работником, вопросы компенсации работнику за использование принадлежащего ему оборудования, и т.д.;
  • с точки зрения зарплаты и социального пакета дистанционные работники не отличаются от тех, которые работают в офисе – это касается и права на больничные, отпуска, премии и т.д.;
  • присутствие работника на рабочем месте (даже дистанционном) оговаривается трудовым договором. Если в договоре будут указаны конкретные рабочие часы, в которые работника не будет на месте, это будет считаться прогулом с соответствующими взысканиями. Но если такого пункта нет, то уволить работника за отсутствие в сети будет сложно;
  • если работника вызывают в офис с удаленной работы, это считается служебной командировкой – со всеми сопутствующими выплатами и правами.
Читайте также:  Образец заполнения декларации ЕСХН для ИП в 2020 году. Скачать и заполнить онлайн бланк (форма КНД 1151059)

Среди плюсов удаленных работников для работодателей есть то, что в отношении их рабочих мест не требуется проводить специальную оценку условий труда (СОУТ), инструктажи по технике безопасности, обязательные медицинские осмотры, обеспечивать их средствами индивидуальной защиты, и т.д.

Так что удаленная работа – это и безопасность для работников, и экономия для работодателя. Но без грамотной организации не получится ровным счетом ничего.

Как все лучше организовать?

До прихода коронавируса удаленно чаще всего работали работники в сфере маркетинга, рекламы, PR, деятели искусства, программисты, и даже юристы.

Примерно четверть от всех рекламщиков работали удаленно, как и пятая часть айтишников (сейчас, вероятно, эти цифры приближаются к 100%), они работали из дома и радовались экономии денег на дорогу, возможности работать из разных регионов (и даже стран).

Вообще же удаленно могут работать представители самых разных профессий – вплоть до продавцов (в интернет-магазинах), менеджеров, преподавателей и журналистов. Сейчас этот перечень расширяется за счет новых профессий.

Например, торговая сеть «Магнит» из-за угрозы коронавируса начала переводить на удаленную работу своих сотрудников из головного офиса и управлений в других регионах – всего около половины такого персонала.

Это, например, бухгалтеры и маркетологи.

У производственных предприятий таких возможностей уже меньше – например, «Ростсельмаш» смог перевести на работу из дома небольшой процент работников, тех, кто никак не занят в основном производстве.

Среди других секторов экономики на удаленку сотрудников переводят IT-компании и call-центры, сотовые операторы, а теперь еще и банки. Так, переводят на работу из дома сотрудников бэк-офиса – тех, кто занимается обработкой данных, работает с документами, те же call-центры и офисы по работе с предпринимателями. Фронт-офис банков, естественно, перейти на удаленный режим не сможет.

Что интересно, на удаленку переходят и некоторые чиновники – пока это, в основном, вернувшиеся из-за границы мэры, депутаты и министры, но некоторые регионы экспериментируют с совещаниями по видео-конференц-связи.

Во всех этих случаях компании должны грамотно организовать работу – и организация начинается до того, как работники окажутся дома, говорит Юрий Левин из компании «Мое дело». Эксперт поделился с нами своим опытом организации удаленной работы:

«Мы давно работаем с удаленными сотрудниками по всей России, от Волгограда до Красноярска. На сегодняшний день порядка 20% сотрудников работают удаленно на постоянной основе, а с начала текущей недели 100% сотрудников переведены на дистанционную работу в связи с закрытие офисов на карантин. Итак, вот что нужно знать для успешного перехода на удаленку:

  1. Не переживайте. Руководители многих фирм испытывают вполне естественные опасения, что переход на удаленку ударит по эффективности работников. Много ли времени займет адаптация? Не будут ли их отвлекать чересчур уютная обстановка и родня? Наш опыт показал: если работники продуктивны на своих привычных местах, то и на удаленке лишь единицы столкнутся со сложностями при адаптации. Главное – правильно организовать другие аспекты.
  2. Определите политику удаленной работы. Большинство менеджеров имеют все ресурсы для организации работы удаленных сотрудников, но у них нет понимания, как это сделать. Конечно, в экстренной ситуации организовать такой переход легче тем компаниям, которые уже имеют такой опыт. Перед переходом команды на удаленную работу важно наметить ожидания, поделиться ими со всеми в команде и регулярно обновлять их.
  3. Обеспечьте доступность работников. Нужно ли команде быть в сети в определенное рабочее время, или они смогут сами составить расписание? Возможно, ваша политика подразумевает второе, но мы предпочитаем сохранять режим работы. Наши менеджеры согласовали со своими командами графики и предложили всем работникам, в свою очередь, согласовать их с семьями.
  4. Выберите инструменты. Необходимо обеспечить эффективное общение и совместную работу всех частей организации. Это, возможно, главное условие успешной адаптации: когда налажена коммуникация, каждый сотрудник остается частью команды. И чем больше условия коммуникации приближают стиль общения к реальному, тем лучше. Например, мы рекомендуем звонить друг другу, если переписка затягивается, а решения нет, а еще лучше – звонить по видеосвязи. Конечно, остается место и для переписок – главным образом используем корпоративный чат. Но, чтобы сотрудники не сбивались с ритма, каждая команда согласует со своим менеджером перечень чатов, где происходит обмен важной информацией и на которые надо реагировать быстро. Остальные – переводятся в режим «без звука».
  5. Управление проектом. Организация – ключевой момент для команд, работающих удаленно. Настройте облачные инструменты управления проектами, чтобы каждый мог получить доступ к нужным файлам и информации в любое время. Эти инструменты также предлагают способы организации проектов между различными отделами и установки срочных напоминаний. Как показывает опыт, организовать рабочий процесс на удаленке без потери эффективности не так уж сложно, если и в обычных условиях взаимодействие сотрудников в офисе налажено хорошо. Из технических мер для этого понадобятся система отслеживания выполнения задач и четкий механизм обмена отчетами о выполненной работе. Из не технических – только добросовестность менеджеров и специалистов.
  6. Производительность. Конечно, средства управления проектом расскажут всё о продуктивности сотрудников. Но как ее улучшить? В нашей компании на удаленке используется тайминг, с помощью которого эффективность труда может контролироваться как менеджером, так и самим сотрудником. Практика показывает, что проблем с его соблюдением не возникает, и дополнительном мониторинге необходимости не возникает.
  7. Готовим менеджеров. Успешный переход к удаленной работе также во многом зависит от хорошо подготовленных менеджеров или руководителей команд. Для многих менеджеров процесс может быстро перерасти, поэтому важно хорошо их обучить и подготовить. Первый шаг – убедиться, что у менеджеров есть правильные инструменты (например, упомянутые выше), чтобы они могли быть доступны своим сотрудникам, отвечать на любые вопросы, предлагать отзывы и, самое главное, следить за ходом проектов. В нашем случае менеджеры с самого начала были готовы к такому повороту – сказался опыт работы с удаленными офисами в разных городах»

Техническая основа удаленки и программное обеспечение

Для организации самого технически простого варианта удаленной работы потребуется электронная почта, мессенджер и собственно ПО для работы. Но компания даже с 2-3 работниками едва ли сможет полноценно работать по такой технологии, хотя все, конечно, зависит от специфики работы.

Чтобы организовать полноценный «домашний офис», ни один работодатель не сможет обойтись без специализированных продуктов – технических и программных.

Компании, как правило, не имеют готовых решений, они им просто не нужны в обычное время: если 1-2 работника и трудятся из дома (по объективным причинам), взаимодействовать с ними можно стандартными способами.

Другой вопрос – если работников десятки или сотни, и нужно попытаться полностью воссоздать рабочую среду в онлайне.

Для компаний с достаточными финансовыми возможностями есть готовые решения, их предлагают несколько поставщиков. К настоящему моменту они уже столкнулись с серьезным ростом спроса на свои услуги, а возможности их не безграничны (если речь идет об облачных хранилищах, VPN-серверах или услугах связи).

Поэтому организовывать дистанционный рабочий процесс каждому работодателю, скорее всего, придется собственными силами. Павел Сугробов из проекта «Бюрократ» отмечает, что работодатели должны для начала обеспечить работников техникой:

«В короткие сроки развернуть удаленную работу достаточно сложно. Важно не просто организовать техническую настройку устройств, но и помочь сотрудникам максимально комфортно перейти на удалённый режим. Для этого создаются горячая линия или чат, где сотрудник может задать вопрос, касающийся текущей ситуации.

Что касается оснащенности, то в первую очередь, необходимо узнать информацию о наличии всех необходимых устройств у сотрудников. Часто у них либо отсутствуют собственные гаджеты или они сильно устарели, что делает удаленную работу почти невозможной.

Затем, разработать соответствующие инструкции, которые позволят настроить удаленный доступ или получить доступ к соответствующей информации тем сотрудникам, которые оснащены всем необходимым.

Данная инструкция должна содержать перечень шагов по настройке ПО в зависимости от операционной системы и виджетов.

Конечно, не стоит забывать и о удаленной помощи в настройке, для этого на каждом компьютере или ноутбуке сотрудника должен быть установлен TeamViewer (или аналогичная программа) и VPN.

Если сотрудники не имеют собственных устройств, то компания должна попытаться обеспечить их рабочими инструментами, которые будут соответствовать показателям работоспособности.

В первую очередь: ноутбуками, так как они более удобны для транспортировки и в использовании, гарнитурой, если сотрудник часто работает со звонками, а также необходимым софтом. Что касается софта, то перечень достаточно большой и включает в себя компоненты, в зависимости от потребностей и сферы работы.

Например, 1С – это незаменимая вещь для бухгалтеров или финансистов, «Словари» и Microsoft Officе – для филологов, переводчиков, PR, обязательно антивирусные программы для всех, так как серфинг в интернете скорее всего будет небезопасный, а также специфические пакеты, которые требуются для конкретных профессий, например, в банковской сфере. Что касается ноутбуков, то подойдут варианты из серии «бизнес» – это недорогие, но работоспособные устройства с уже предустановленной операционной системой.

Кстати, за последнее время ноутбуки почти пропали из продажи, и причин несколько: резкий рост спроса из-за необходимости обеспечить работников техникой, рост курса доллара (многие пытаются сохранить свои сбережения хотя бы в новой технике), проблемы с производством в Китае (там уже приступили к производству, но дефицит закроют еще не скоро). Соответственно, закупить технику для всех работников будет весьма и весьма дорого.

Но программные средства могут стоить не меньше. Опрошенные нами эксперты рассказали, что для полноценной работы на удаленке нужны:

  • удаленный доступ через VPN-соединение – это позволит подключаться к внутренним ресурсам компании, при этом сохраняя достаточный уровень безопасности;
  • подключение к облачным сервисам – это может быть как просто файловое хранилище (для синхронизации документооборота), так и полноценный сервер;

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *